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整理収納のコツ:書類の適正量の決め方

整理収納のコツはビジネスでも応用出来る

ビジネス面でも整理収納する能力が重要視されてきています。
整理収納のコツはビジネスでも応用できます。

ビジネス本でも整理収納関係の本が多数出版されるようになりました。
ただあまり現場で反映されていないようにも思われます。

ビジネスでは生産することに時間をかけるべきですが、探し物をしている時間も意外と多いと思われます。

特に書類の整理方法は昔から議論されています。

整理収納の方法を知らないと費用が発生する

100人いる会社で1日に1人1分探し物をしたとすると、会社全体では100分費やすことになってしまいます。
1年で36500分、約600時間の労働を無駄にしています。
週1ペースで整理収納の仕事担当する人を雇う方が良さそうです。

これはPC内の書類整理でも同じことです。
多数の人が共有するファイルなど、わかりにくい状態で保存されていると間違いも起こりやすく、探すのも手間になります。

書類の整理収納の方法

さて、書類はファイリングをしている方が多いと思います。

まずは、整理収納のコツの一つである出す作業をし、
次に整理収納のコツの2つ目として、本当に必要かどうかを見極めてください。

とりあえずファイリングしているという書類はないでしょうか。
仕事で必要な書類とそうでない書類を見極める力は非常に大切で仕事能力にも関わってきます。
また、ファイリングをするということは、ファイルを購入し、その置場を確保する場所が必要になってきます。

職場という多数の人が要る場合は、モノが増えやすくなってしまいます。
確保場所として無駄な費用がないか見なおしてみると良いでしょう。

書類は情報が価値ですので、思い出の品の整理方法と同じくカメラで撮るということをすればデジタルで保存できます。

残しておくべき書類は保管方法を決めておきます。

有名な方法としては、使った書類は左の端へ入れていく方法です。

こうすることで、自然とよく使う書類が左側へ、あまり使わない書類が右側へ並びます。
そして定期的に右側に保存されている書類を再度必要な書類か見極めます。

再度見極める理由は、「整理収納を見直す時期とは」と同じく、新しい仕事が入れば古い仕事の書類の重要度は下がります。

たとえ重要な書類であっても、使用頻度は下がりますので、使用頻度が高い書類を一番使いやすいように置くようにします。

このファイリングの整理方法は、野口悠紀雄氏の『「超」整理法』に詳しくかかれています。
この本は整理学の分野のベストセラーで定番書です。